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Datenschutzerklärung Bewerberverfahren

Wir, die DiGiTEXX Gesellschaft für digitale Bürosysteme mbH, nehmen den Schutz der personenbezogenen Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir stellen Ihnen daher diese Informationen zur Verfügung, um über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens bei uns und die Ihnen zustehenden Rechte zu informieren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

DiGiTEXX Gesellschaft für digitale Bürosysteme mbH

Emil-Hoffmann-Straße 1A

50996 Köln

Tel: (+49) 02236/96299-0

Fax: (+49) 02236/96299-79

E-Mail: datenschutz@digitexx.de

 

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Herr Boris Reibach, LL.M.

Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB

Adenauerallee 136

53113 Bonn

Tel: (+49) 0228/227226-0

Fax: (+49) 0228/227226-26

Kontakt: https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

III. Welche Daten verarbeiten wir von Ihnen?

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten von Ihnen, die mit Ihrer Bewerbung in einem Zusammenhang stehen und die für die Feststellung Ihrer fachlichen und persönlichen Fähigkeiten in Bezug auf die zu besetzende Stelle erforderlich sind. Dies sind im Einzelnen:

  • Kontaktdaten, einschließlich Ihres Namens, Ihrer privaten Anschrift, Ihrer privaten Telefonnummer
  • Daten zu Ihrer Herkunft, einschließlich Ihrer Nationalität und Ihrer Staatsangehörigkeit, Geburtsort und -datum
  • Daten zu Ihrer Qualifikation/Ausbildung
  • Daten zu etwaigen Weiterbildungsmaßnahmen und Zusatzqualifikationen
  • Beruflicher Werdegang
  • Daten, die sich aus der Bearbeitung und Auswertung von Einstellungs- und Persönlichkeitstests ergeben
  • Familienstand
  • personenbezogene Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen wurden, wie z.B. dem Internet, berufsbezogenen sozialen Netzwerken (wie z.B. Xing oder LinkedIn), dem Handelsregister

Sofern von Ihnen bereitgestellt, sind ggf. auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie

  • Religionszugehörigkeit
  • Schwerbehinderteneigenschaft

von der Datenverarbeitung betroffen.

IV. Welche Zwecke verfolgen wir mit der Datenverarbeitung und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in unserem Hause:

 

1. Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stellenausschreibung oder als Initiativbewerbung erhalten, ausschließlich für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, wonach personenbezogene Daten von Beschäftigen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Ihre personenbezogenen Daten, die besondere Kategorien personenbezogener Daten darstellen (s. Ziffer III), verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Wir verarbeiten diese Daten nur, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich sind oder Sie eine explizit auf diese Daten bezogene Einwilligung erteilt haben und kein Grund zur Annahme besteht, dass Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.

Im Fall, dass es zu keiner Einstellung bei uns kommt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für den Zeitraum von sechs Monaten ab Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Wir werden Sie sodann gesondert informieren. In diesem Fall nehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen zu der Personalakte, wo diese für die Dauer des Beschäftigtenverhältnisses gespeichert werden. Nach Beendigung des Beschäftigtenverhältnisses wird die Verarbeitung Ihrer Bewerbungs- und Beschäftigtendaten eingeschränkt. Die Daten werden i.d.R. zehn Jahre nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses bei uns gelöscht.

 

2. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten Ihre Beschäftigtendaten unter Umständen auch, um gesetzlichen Verpflichtungen, die sich z.B. aus dem Handels-, dem Steuer-, dem Finanz- oder dem Strafrecht ergeben, nachzukommen. Die Zwecke der Verarbeitung ergeben sich dabei aus der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung. Die Verarbeitung erfolgt in der Regel zur Einhaltung staatlicher Kontroll- und Auskunftspflichten.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO.

Wir löschen die Daten nach Wegfall der rechtlichen Verpflichtung und soweit keine anderen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

 

3. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Wir verfolgen dabei den Zweck, uns gegen geltend gemachte Rechtsansprüche aus dem Bewerbungsverfahren zu verteidigen. Unser berechtigtes Interesse liegt dann z.B. in der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn dies mit Ihren Grundrechten und -freiheiten vereinbar ist. Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Basis des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreift.

V. Quellen und Datenkategorien bei Dritterhebung

Wir verarbeiten in der überwiegenden Zahl der Fälle die personenbezogenen Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten. In einigen Konstellationen erhalten wir allerdings auch Ihre personenbezogenen Daten von Dritten bzw. nicht unmittelbar von Ihnen:

Bewerberdaten über RecruiterYourfirm / YourStart / MeineStadt / Kalaydo: Soweit Sie über ein aktives Profil bei einem der Dienste verfügen oder uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein inaktives oder nur teilweise aktives Profil offenlegen, können wir auch darüber personenbezogene Daten von Ihnen erheben. Umfang und Verfügbarkeit der Daten bestimmen Sie allein.Bewerberdaten über die Bewerberdatenbank der Bundesagentur für Arbeitpersonenbezogene Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewonnen wurden, wie z.B. dem Internet, berufsbezogenen sozialen Netzwerken (wie z.B. Xing oder LinkedIn), dem Handelsregister

VI. Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung und ein Profiling?

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling.

VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Sie sind nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Wenn Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir daher kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen können.

VIII. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten und wer erhält diese?

Innerhalb unseres Unternehmens haben auf Ihre Bewerbungsdaten nur solche Abteilungen und die dort tätigen Mitarbeiter Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen. Es handelt sich dabei um die Personalabteilung, die für Ihre Bewerbung zuständigen Abteilungsleiter, die Geschäftsführung sowie die Assistenz der Geschäftsführung bzw. der Abteilungsleiter.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger nur dann weiter, wenn eine gesetzliche Rechtfertigung dafür besteht oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Externe Empfänger können sein:

Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services im Personalbereich einsetzen oder die mit der Wartung von IT-Systemen betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Beschäftigtendaten, in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen die Beschäftigtendaten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir personenbezogene Daten übermitteln müssen.

IX. Welche Betroffenenrechte habe ich?

Sie haben folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns:

 

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten über Sie von uns verarbeitet werden oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

 

2. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

 

3. Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet sind, nicht mehr erforderlich sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

 

4. Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken. In dem Falle speichern wir dann nur die persönlichen Daten, für die Sie eine Einwilligung gegeben haben oder für die die Datenschutz-Grundverordnung eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung haben, wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten angefochten haben.


5. Datenübertragbarkeit

Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln. Sie haben das Recht, diese personenbezogenen Daten an einen anderen für Sie Verantwortlichen übermitteln zu lassen.

 

6. Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Sie haben - neben den allgemeinen Rechten - ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO.

 

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte gerichtet werden an: datenschutz@digitexx.de

7. Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Des Weiteren können Sie sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an: datenschutz@digitexx.de oder postalisch an die oben unter Ziffer I angegebene Anschrift der DiGiTEXX Gesellschaft für digitale Bürosysteme mbH. Beim Widerruf Ihrer Einwilligung können Sie auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligungserklärung verwendet haben.


8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Landes in dem Sie wohnen, arbeiten oder glauben, dass die Verletzung stattfindet.

X. An wen kann ich mich bei Fragen oder Anregungen wenden?

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne jederzeit an die Geschäftsführung und/oder den Datenschutzbeauftragten wenden. Sie finden die konkreten Kontaktdaten unter Ziffer I. Bei Fragen zu diesen Informationen können Sie sich zusätzlich an die Personalabteilung unter zukunft@digitexx.de wenden.

 

Stand: Oktober 2018

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